Asociația proprietarilor din condominiu nu este doar o structură formală pentru achitarea serviciilor comunale. APC administrează cheltuielile zilnice ale clădirii, contractele cu furnizorii, datoriile proprietarilor, reparațiile, personalul și documentele care trebuie să explice cum au fost utilizate mijloacele comune. În 2026, subiectul a devenit deosebit de actual: au intrat în vigoare modificări la Legea nr.187/2022 cu privire la condominiu. Pentru constituirea unei asociații care cuprinde un singur condominiu, hotărârea trebuie semnată de mai mult de o pătrime dintre proprietari. Pentru o asociație care cuprinde mai multe condominii este necesară semnătura a mai mult de jumătate dintre proprietari.

Conflictul din condominiu începe deseori nu de la valoarea contribuției, ci de la faptul că proprietarul nu înțelege cum a fost calculată, prin ce hotărâre a fost aprobată și ce document confirmă cheltuiala.

Ce s-a schimbat în regulile de constituire a APC în 2026

Legea nr.70 din 30 aprilie 2026 a modificat condițiile de constituire a asociațiilor proprietarilor din condominiu. Noile praguri depind de numărul condominiilor administrate de viitoarea asociație.

Tipul asociației	Pragul pentru hotărârea de constituire
Un singur condominiu	Semnăturile a mai mult de o pătrime dintre proprietari
Mai multe condominii	Semnăturile a mai mult de jumătate dintre proprietari

Aceasta înseamnă că modelele vechi de procese-verbale și instrucțiunile anterioare nu trebuie utilizate automat. Înainte de depunerea documentelor trebuie verificat textul actual al legii și formularele în vigoare ale Agenției Servicii Publice.

Ce reprezintă APC după înregistrare

APC este persoană juridică înființată pentru administrarea condominiului. Dacă asociația a fost constituită, proprietarii din condominiul respectiv devin membri prin efectul legii. Regula generală leagă o asociație de un singur condominiu, deși legea prevede și excepția administrării mai multor condominii. Înregistrarea de stat contează și după constituire. Modificarea administratorului, sediului, statutului și altor date trebuie documentată și înregistrată la timp. Potrivit ASP, modificările produc efecte juridice din momentul înregistrării lor în Registrul de stat al unităților de drept.

După înregistrare trebuie organizate cel puțin

• operațiunile bancare și de casă;
• evidența contabilă;
• registrul proprietarilor și unităților;
• procesul de calcul și emitere a contribuțiilor;
• controlul datoriilor;
• contractele cu furnizorii și executanții;
• payroll-ul și documentele personalului;
• arhiva hotărârilor și proceselor-verbale;
• raportarea regulată către proprietari.

De ce APC are nevoie de buget anual

Fără buget, asociația reacționează doar după apariția problemelor: defectarea pompei, infiltrarea acoperișului, datoria pentru electricitate sau o reparație urgentă. În consecință, contribuțiile se modifică neașteptat, iar proprietarii le consideră nejustificate.

Bloc bugetar	Ce trebuie inclus
Întreținere curentă	Curățenie, iluminat, reparații mici, mentenanță și consumabile
Resurse comunale	Energia zonelor comune, apa, căldura și alte consumuri comune
Administrare	Salarii, contabilitate, comisioane bancare, comunicații și birotică
Contracte de mentenanță	Ascensor, pompe, porți, sisteme de incendiu, interfon și verificări tehnice
Siguranță	Pază, supraveghere și asigurări, dacă au fost aprobate
Reparație și dezvoltare	Lucrări capitale planificate și acumulări pentru proiecte viitoare
Rezervă	Mijloace pentru avarii și cheltuieli neprevăzute

Cheltuielile curente și fondul de reparație nu trebuie amestecate

Mijloacele pentru activitatea zilnică și banii acumulați pentru o reparație majoră au destinații diferite. Dacă sunt evidențiate într-o singură sumă, nu este clar ce bani pot fi utilizați pentru plățile curente și ce parte trebuie păstrată pentru proiect.

Pentru fiecare proiect de reparație trebuie păstrate separat

• hotărârea proprietarilor;
• descrierea lucrărilor;
• devizul;
• sursa de finanțare;
• graficul contribuțiilor;
• ofertele comerciale;
• contractul cu executantul;
• etapele plății;
• actele de executare;
• obligațiile de garanție;
• soldul rămas după finalizare.

Cum se face calculul contribuțiilor mai clar

Valoarea și distribuirea plăților trebuie să se bazeze pe lege, statut și hotărârile organelor asociației. Contabilul nu trebuie să inventeze criteriul după apariția cheltuielii.

În documentul de plată este util să fie separate

• întreținerea curentă;
• resursele zonelor comune;
• serviciile furnizorilor concreți;
• contribuția pentru reparație sau proiect;
• recalcularea;
• datoria perioadelor precedente;
• avansul sau supraplata;
• penalitățile și alte sume — doar dacă există temei legal.

Fiecare poziție trebuie legată de perioadă, formulă sau hotărâre. Formatul cu o singură sumă generează neîncredere chiar dacă matematica este corectă.

Registrul proprietarilor și unităților

Erorile apar din date neactualizate: apartamentul a fost vândut, proprietarul s-a schimbat, spațiile au fost unite sau nu au fost actualizate datele de contact.

Registrul trebuie să conțină

• numărul unității;
• date cadastrale și de identificare, dacă sunt utilizate;
• tipul unității;
• suprafața și parametrii de calcul;
• proprietarul;
• data schimbării proprietarului;
• datele de contact;
• situația decontărilor;
• particularitățile aprobate, dacă sunt aplicabile.

Datoriile: lista generală nu este suficientă

Categoria datoriei	Ce trebuie făcut
Curentă	Verificarea termenului și livrării documentului de plată
Contestată	Analiza calculului și prezentarea descifrării
De lungă durată	Reconciliere, notificare și stabilirea acțiunilor ulterioare
A fostului proprietar	Verificarea perioadei și documentelor de transmitere
Tehnică	Corectarea calculului, dublului sau plății atribuite greșit

Pentru fiecare debitor trebuie văzut

• perioada apariției datoriei;
• tipul contribuției;
• suma calculată;
• suma achitată;
• recalculările;
• notificările transmise;
• graficul de plată convenit;
• sumele contestate;
• soldul actual.

Plățile proprietarilor trebuie reconciliate

Reconcilierea lunară trebuie să arate

• suma contribuțiilor calculate;
• suma încasărilor;
• plățile neidentificate;
• sumele atribuite greșit;
• avansurile și supraplățile;
• operațiunile în numerar;
• comisioanele bancare;
• diferențele dintre evidență și extrasul bancar.

Resursele comunale ale zonelor comune

Pentru calcul transparent trebuie păstrate

• contractul cu furnizorul;
• factura;
• indicațiile contorului comun;
• data citirii;
• tariful;
• formula de distribuire;
• informația privind diferențele sau pierderile;
• confirmarea achitării;
• recalculările.

Executanții: de la ofertă până la act

Hotărâre → ofertă → contract → executare → act → factură → plată → garanție.

Înainte de plată trebuie verificat

• cine a aprobat lucrarea;
• dacă suma corespunde bugetului;
• dacă volumul este descris;
• dacă termenele sunt stabilite;
• dacă există răspundere și garanție;
• dacă actul a fost semnat;
• dacă lucrarea corespunde contractului;
• dacă avansul nu a fost deja achitat;
• dacă există document fiscal și primar.

Payroll și personalul APC

Trebuie controlate

• contractul de muncă sau alt temei legal;
• obligațiile funcției;
• tabelul de evidență a timpului;
• mărimea și modul de plată;
• concediile și incapacitatea temporară;
• ordinele și schimbările de personal;
• taxele și contribuțiile;
• transferul salariului;
• accesul la bani, documente și sisteme.

Schimbarea administratorului

Actul de predare trebuie să includă

• conturile bancare și accesurile;
• casa și numerarul;
• baza contabilă;
• registrul proprietarilor;
• calculele și datoriile;
• contractele și avansurile neînchise;
• personalul și payroll-ul;
• procesele-verbale și hotărârile;
• documentația tehnică;
• cheile și bunurile materiale;
• semnăturile electronice și accesurile;
• litigiile și chestiunile contestate.

Arhiva digitală a APC

• Înregistrare: statut, hotărâri și datele registrului;
• Proprietari: registru, notificări și reconciliere;
• Buget: plan, modificări și executare;
• Contribuții: calcule, documente și recalculări;
• Bancă și casă: extrase, ordine și confirmări;
• Furnizori: contracte, facturi, acte și plăți;
• Reparații: hotărâri, devize, fotografii, acte și garanții;
• Personal: contracte, tabele, ordine și payroll;
• Adunări: notificări, procese-verbale și voturi;
• Raportare: rapoarte fiscale, financiare și interne.

Ce trebuie să vadă proprietarii în raport

Bloc	Ce se prezintă
Bani	Sold inițial, încasări, cheltuieli și sold final
Contribuții	Sumele calculate și categoriile
Încasare	Suma plătită și procentul de colectare
Datorii	Suma și repartizarea pe termene
Furnizori	Cui și pentru ce s-a plătit
Reparații	Buget, etape achitate și sold
Contracte	Contracte noi, prelungite sau expirate
Riscuri	Avarii, datorii mari și insuficiența mijloacelor

Controlul administrării condominiului

Guvernul a aprobat modul de efectuare a controlului administrativ al administrării condominiului. Documentele APC trebuie să confirme modul de adoptare și executare a hotărârilor.

Trebuie păstrate în ordine

• statutul și datele de înregistrare;
• procesele-verbale și hotărârile;
• bugetul și executarea;
• calculele contribuțiilor;
• contractele și actele;
• documentele financiare;
• registrul proprietarilor;
• cererile și răspunsurile;
• documentele reparațiilor;
• datele administratorului și organelor asociației.

Checklist pentru administratorul APC

1. Statutul și datele de înregistrare sunt actuale?
2. Bugetul anului curent este aprobat?
3. Cheltuielile curente și mijloacele de reparație sunt separate?
4. Fiecare contribuție are o descifrare clară?
5. Registrul proprietarilor este actualizat?
6. Plățile sunt reconciliate lunar?
7. Datoriile sunt separate pe perioade și categorii?
8. Există documente pentru fiecare executant și reparație?
9. Personalul și payroll-ul sunt documentate?
10. Proprietarii primesc rapoarte regulate?
11. Documentele sunt păstrate în arhiva digitală a APC?
12. Există procedură de predare la schimbarea administratorului?

Cum ajută iCont asociațiile proprietarilor

Noi tratăm contabilitatea APC nu ca pe o raportare periodică, ci ca pe un sistem de control al banilor comuni, contribuțiilor, datoriilor și documentelor condominiului.

Ce include activitatea noastră

• organizarea contabilității asociației;
• structurarea bugetului și cheltuielilor;
• calculul și controlul contribuțiilor;
• înregistrarea plăților bancare și de casă;
• evidența datoriilor și reconcilierea cu proprietarii;
• controlul contractelor, facturilor și actelor;
• evidența proiectelor de reparație;
• payroll și documente de personal;
• raportare fiscală și financiară;
• rapoarte clare pentru administrator și proprietari;
• restabilirea evidenței la schimbarea administratorului sau contabilului.

Înainte de deservire efectuăm o diagnosticare: verificăm înregistrarea, statutul, procesele-verbale, bugetul, contribuțiile, banca, datoriile, furnizorii, reparațiile, personalul și arhiva. După aceasta stabilim volumul clar al activității regulate și sarcinile de restabilire.

Concluzie

Asociația care ține doar o listă generală de încasări și plăți observă prea târziu lipsa banilor și creează conflicte. APC cu evidență regulată poate planifica reparațiile, gestiona datoriile și explica situația financiară a condominiului. Dacă se schimbă administratorul, s-au acumulat datorii sau documentele nu pot fi adunate rapid, merită început cu o diagnosticare și restabilirea evidenței.

Surse oficiale

• Legea nr.187/2022 cu privire la condominiu
• Legea nr.70/2026 pentru modificarea Legii cu privire la condominiu
• Hotărârea Guvernului nr.568/2023 privind controlul administrării condominiului
• ASP: Ghidul practic privind înregistrarea de stat a APC
• ASP: modelul statutului APC
• ASP: modele de procese-verbale și hotărâri