Pentru un cabinet medical privat, anul 2026 nu este doar o nouă perioadă de raportare. În același an se modifică cerințele sanitare pentru prestatorii de servicii medicale, procesul de eliberare a certificatelor de concediu medical și regulile privind protecția datelor cu caracter personal.

În același timp, cabinetul trebuie să controleze programările, plățile, materialele medicale, echipamentul, payroll-ul, contractele medicilor și documentele fiecărui serviciu. Dacă aceste procese nu sunt legate, clinica poate fi ocupată, dar să nu cunoască profitul real și riscurile acumulate.

Serviciul medical este controlabil atunci când cabinetul poate confirma cine l-a prestat, în baza căror documente, ce materiale au fost utilizate, ce sumă a fost achitată și cine a accesat datele pacientului.

Trei schimbări care definesc anul 2026

Schimbarea	Ce înseamnă pentru cabinet
Noul regulament sanitar	Reverificarea spațiilor, curățeniei, ventilației, controlului infecțiilor și deșeurilor medicale
Concedii medicale digitale din 1 martie	Medicii deschid, prelungesc și închid certificatele în portalul de stat
Noua lege a datelor din 23 august	Actualizarea accesurilor, informării pacienților, securității sistemelor și relației cu furnizorii IT

Noile reguli sanitare

Prin Hotărârea Guvernului nr.4/2026 a fost aprobat un nou regulament sanitar pentru prestatorii de servicii medicale. Acesta a înlocuit regulile din 2010 și se aplică instituțiilor publice și private, inclusiv cabinetelor ambulatorii, staționarelor de zi și unităților medicale mobile.

Noile reguli au intrat în vigoare la 24 martie 2026 și stabilesc cerințe privind amplasarea, amenajarea, dotarea, întreținerea și prevenirea infecțiilor.

Ce trebuie reverificat

• dacă spațiul corespunde serviciilor prestate;
• dacă autorizația sanitară este valabilă pentru adresă;
• dacă sunt separate circuitele curate și contaminate;
• ventilația, iluminatul și alimentarea cu apă;
• curățarea și dezinfecția;
• păstrarea instrumentelor curate și utilizate;
• gestionarea deșeurilor medicale;
• registrele de curățare, dezinfecție și sterilizare;
• echipamentul de protecție al personalului;
• procedura pentru întreruperea apei sau energiei.

Autorizația sanitară trebuie să corespundă obiectului real

ANSP permite depunerea online a cererilor pentru acte permisive cu semnătură electronică. Documentele cabinetului trebuie să corespundă adresei, profilului și modului real de activitate.

La mutare, replanificare, adăugarea unei săli de proceduri, a unui aparat nou sau a unui serviciu nou trebuie verificată necesitatea coordonării și autorizării suplimentare.

Regulile sanitare influențează bugetul

Ventilația, sterilizarea, sursele de rezervă, containerele, echipamentul de protecție și contractele pentru deșeuri creează costuri recurente.

Fiecare proces trebuie să aibă

• persoană responsabilă;
• procedură aprobată;
• periodicitate;
• registru sau confirmare electronică;
• contract cu furnizorul extern;
• factură, act și plată;
• linie separată în buget.

Certificatul de concediu medical este digital

Din 1 martie 2026, certificatele de concediu medical sunt eliberate exclusiv în format digital. Medicii de familie și medicii specialiști le inițiază, prelungesc, închid sau anulează prin Portalul certificatelor de concediu medical.

După semnare, informația este disponibilă angajatorului în EVO și este transmisă automat către CNAS. La solicitare, documentul poate fi tipărit sau descărcat cu cod QR.

Cabinetul trebuie să organizeze

• acces personal pentru fiecare medic;
• semnătură electronică valabilă;
• instruire în portal;
• verificarea datelor pacientului;
• reguli pentru prelungire și închidere;
• procedură la erori tehnice;
• controlul certificatelor neînchise;
• retragerea accesului la plecarea medicului;
• jurnalizarea operațiunilor.

Concediul medical și payroll-ul cabinetului

Cabinetul este și angajator. Pentru propriii angajați, informația despre concediul medical digital este disponibilă persoanelor împuternicite prin EVO.

• certificatul digital;
• tabelul timpului de muncă;
• perioada absenței;
• calculul indemnizației;
• datele transmise CNAS;
• documentele interne necesare;
• acces limitat la informația medicală a angajatului.

Noua lege a datelor din 23 august 2026

La 23 august 2026 intră în vigoare Legea nr.195/2024 privind protecția datelor cu caracter personal. Noul regim apropie legislația Moldovei de standardele GDPR.

Cabinetul prelucrează nume, telefoane, diagnostice, analize, imagini, tratamente și istoricul consultațiilor. Datele privind sănătatea necesită un nivel ridicat de confidențialitate și securitate.

Ce trebuie pregătit până în august

• inventarul datelor colectate;
• scopul și temeiul fiecărei prelucrări;
• notificarea de confidențialitate;
• matricea accesurilor;
• reguli pentru fișele pe hârtie și electronice;
• termene de păstrare și distrugere;
• contracte cu CRM, cloud, laborator și furnizorul IT;
• procedura de transmitere către alți medici;
• răspunsul la cererile pacienților;
• planul pentru incidente de securitate;
• evaluarea necesității DPIA și a responsabilului de date;
• backup și testarea restaurării.

Erori digitale periculoase

• rezultate trimise în chatul general;
• documente păstrate pe telefonul personal;
• parole comune;
• acces excesiv al administratorului;
• acces nelimitat al furnizorului IT;
• expedierea automată pe e-mail personal;
• lipsa autentificării în doi pași;
• acces activ după concediere;
• publicarea fotografiilor fără temei;
• backup care nu a fost testat.

Programarea, documentul medical și plata trebuie să coincidă

Statut	Ce trebuie verificat
Programată	Medicul, sala, serviciul și durata
Confirmată	Informarea și confirmarea pacientului
Prestată	Fișa medicală, materialele și suma
Achitată	Numerar, card, transfer sau avans
Anulată	Returul avansului și eliberarea timpului
Neprezentare	Regula privind avansul și reprogramarea
Retur	Temei, corectare și restituirea banilor

Avansuri și pachete

Avansul pentru o procedură sau un curs reprezintă bani încasați, dar și o obligație față de pacient.

• pacientul;
• condițiile pachetului;
• suma totală;
• numărul serviciilor;
• serviciile deja prestate;
• soldul neutilizat;
• termenul;
• condițiile de retur;
• documentele fiecărei vizite.

Costul real al serviciului medical

Bloc	Ce se include
Medicul	Salariu, procent, onorariu și taxe
Personal mediu	Asistentă și pregătirea cabinetului
Materiale	Mănuși, seringi, reactivi, preparate și consumabile
Echipament	Amortizare, leasing, mentenanță și reparație
Spațiu	Chirie, curățenie, ventilație, apă și energie
Deșeuri	Containere, păstrare și evacuare
Administrare	Recepție, CRM, telefonie, contabilitate și casă
Riscuri	Neprezentări, retururi, repetarea procedurii și casări

Materiale și stocuri

• denumire și unitate;
• furnizor și document;
• serie sau lot;
• termen de valabilitate;
• condiții de păstrare;
• cantitatea primită;
• eliberarea în cabinet;
• utilizarea pe procedură;
• soldul;
• casarea sau eliminarea.

Echipamentul medical

• model și număr de serie;
• contract și cost;
• data punerii în funcțiune;
• locul de utilizare;
• persoana responsabilă;
• graficul mentenanței;
• actele de reparație și verificare;
• garanția;
• perioadele de nefuncționare;
• venitul generat.

Personal și documente profesionale

Ministerul Sănătății publică în 2026 graficele de atestare și programele de educație medicală continuă. Cabinetul trebuie să confirme competența fiecărui specialist pentru serviciile prestate.

• contractul de muncă sau civil;
• diploma și specializarea;
• atestarea;
• certificate suplimentare;
• instruirea privind igiena și infecțiile;
• fișa postului;
• graficul și tabelul;
• payroll-ul;
• obligația de confidențialitate;
• lista accesurilor.

Plăți și reconciliere zilnică

• servicii prestate;
• documente emise;
• numerar;
• plăți cu cardul;
• sume încă nevirate de bancă;
• avansuri;
• retururi;
• servicii neachitate;
• plăți neidentificate.

TVA și regimul fiscal se verifică pentru fiecare serviciu

Cabinetul poate presta servicii curative, diagnostice, cosmetologice, preventive și auxiliare. Tratamentul fiscal poate fi diferit. Un singur regim nu trebuie aplicat automat tuturor veniturilor doar pentru că societatea este medicală.

Ce trebuie să vadă directorul lunar

Bloc	Ce se controlează
Programări	Consultații, anulări și neprezentări
Venit	Pe medici, servicii și metode de plată
Avansuri	Încasat, utilizat, restituit și sold
Materiale	Consum, stoc, termene și casări
Personal	Grafic, payroll și documente valabile
Echipament	Încărcare, mentenanță și rentabilitate
Igienă	Registre, contracte și neconformități
Date personale	Accesuri, incidente și backup
Profit	Marja reală pe serviciu

Checklist pentru 2026

1. Cabinetul a fost verificat conform noului regulament?
2. Autorizația corespunde adresei și profilului?
3. Există registrele de igienă și sterilizare?
4. Deșeurile medicale sunt gestionate contractual?
5. Fiecare medic are acces personal la sisteme?
6. Certificatele digitale neînchise sunt controlate?
7. Regulile de protecție a datelor sunt actualizate?
8. Accesul este retras imediat la plecarea angajatului?
9. Programarea, fișa și plata coincid?
10. Avansurile sunt evidențiate separat?
11. Este cunoscut costul fiecărui serviciu?
12. Termenele materialelor sunt controlate?
13. Echipamentul are grafic de mentenanță?
14. Regimul fiscal al serviciilor noi este verificat?
15. Directorul primește raport de risc și profit?

Cum ajută iCont cabinetele medicale

• structurarea veniturilor pe servicii și medici;
• controlul casei, cardurilor și avansurilor;
• contracte și acte;
• payroll și decontări cu medicii;
• materiale și stocuri;
• echipamente și mentenanță;
• documentele furnizorilor;
• regimul fiscal al serviciilor;
• reconcilierea programărilor și plăților;
• raportul de cost și profit;
• partea financiară a adaptării sanitare și digitale.

Concluzie

Cabinetul care leagă programarea, actul medical, plata, materialele și accesul la date observă mai repede erorile și înțelege profitul real al fiecărui serviciu.

Surse oficiale

• Ministerul Sănătății: noile reguli de igienă
• Hotărârea Guvernului nr.4/2026
• Ministerul Sănătății: certificatul digital de concediu medical
• Legea nr.195/2024 privind protecția datelor
• CNPDCP: recomandări pentru operatorii de date
• ANSP: acte permisive pentru agenții economici
• Ministerul Sănătății: atestare și educație medicală continuă în 2026