O organizație necomercială poate obține un grant important, poate forma o echipă puternică și poate desfășura zeci de activități utile, dar să ajungă totuși într-o problemă financiară. Cauza nu este întotdeauna lipsa finanțării. Deseori, banii proiectelor, resursele proprii, cotizațiile, donațiile și cheltuielile diferitor donatori sunt ținute într-o singură evidență generală.

În 2026, pentru ONG-urile și asociațiile din Moldova contează în special controlul intern. Organizația trebuie să îndeplinească misiunea statutară, condițiile finanțatorilor, cerințele contabile, payroll-ul, actualizarea datelor de înregistrare și protecția informațiilor beneficiarilor.

Un ONG puternic știe nu doar ce sold are în bancă, ci și cui aparțin banii, pentru ce proiect sunt rezervați și prin ce documente este confirmată fiecare cheltuială.

De ce contabilitatea ONG-ului este diferită

• granturi internaționale;
• finanțare publică;
• mecanismul desemnării procentuale;
• cotizații;
• donații individuale;
• sponsorizări;
• servicii sau evenimente cu plată;
• cofinanțare;
• contribuție voluntară;
• bunuri primite gratuit;
• proiecte în mai multe valute;
• cheltuieli administrative distribuite între proiecte.

Dacă sursele nu sunt separate analitic, organizația poate utiliza banii unui proiect pentru obligațiile altuia.

Cadrul juridic și documentele de bază

Legea nr.86/2020 reglementează constituirea, înregistrarea, activitatea și încetarea organizațiilor necomerciale. Activitatea trebuie să corespundă statutului, deciziilor organelor de conducere și regulilor fiecărui finanțator.

• statutul;
• hotărârile adunării sau consiliului;
• împuternicirile administratorului;
• politicile interne;
• contractele de grant;
• bugetele aprobate;
• contractele echipei;
• documentele primare;
• plățile bancare;
• rapoartele financiare și narative.

Ce este actual în 2026

Direcție	Consecință
Digitalizarea înregistrării	Serviciile sunt disponibile online, iar registrul urmează să fie automatizat în continuare
Beneficiarul efectiv	Datele trebuie menținute actuale și modificate când se schimbă controlul sau conducerea
Finanțarea publică	Crește importanța bugetului transparent, rezultatelor și raportării
Mecanismul 2%	Organizația trebuie să explice clar cum utilizează mijloacele
Managementul proiectelor	Cheltuielile trebuie legate de activități și indicatori

Evidența după proiect, nu doar după bancă

• proiect;
• donator;
• linie bugetară;
• activitate sau rezultat;
• perioadă;
• responsabil;
• valută;
• eligibilitatea cheltuielii;
• cofinanțare;
• statusul documentelor.

Controlul bugetului

• suma aprobată;
• cheltuiala efectivă;
• sumele contractate și neachitate;
• soldul;
• prognoza până la final;
• abaterea admisă;
• necesitatea aprobării prealabile;
• legătura cu rezultatul;
• cursul valutar;
• contribuția proprie.

Cheltuiala reală poate fi neeligibilă

• achiziție înainte de începerea proiectului;
• contract semnat după serviciu;
• lipsa actului;
• cheltuială absentă din buget;
• modificare neaprobată;
• lipsa ofertelor solicitate;
• plată în numerar nepermisă;
• furnizor afiliat;
• lipsa dovezii participării;
• dublă raportare către donatori;
• document emis pe persoană fizică;
• raport depus cu întârziere.

Dosarul de achiziție

• cererea de achiziție;
• caietul de sarcini;
• solicitarea ofertelor;
• ofertele;
• tabelul comparativ;
• justificarea alegerii;
• declarația de conflict de interese;
• decizia comisiei;
• contractul;
• actul sau factura;
• plata;
• dovada utilizării.

Conflictul de interese

• cine declară conflictul;
• ce relații sunt afiliate;
• cine aprobă operațiunea;
• cine se abține de la vot;
• cum se confirmă prețul de piață;
• ce tranzacții sunt interzise;
• cum se documentează decizia;
• dacă donatorul trebuie informat.

Cofinanțarea și riscul finanțării duble

• mijloace proprii;
• salariul pentru timpul proiectului;
• chiria;
• echipamentul;
• munca voluntară permisă;
• contribuția partenerului;
• bunuri sau servicii donate.

Timesheet și payroll

• angajat;
• perioadă;
• proiecte;
• ore sau procent de implicare;
• sarcini;
• totalul timpului;
• semnătura angajatului;
• aprobarea managerului;
• legătura cu payroll-ul;
• lipsa suprapunerii orelor.

Grantul poate finanța poziția, dar organizația rămâne angajator și răspunde de contract, concediu, tabel, taxe și încetarea relației de muncă.

Expert, contractor sau angajat

• rezultat concret;
• termeni de referință;
• durată;
• cost;
• acceptarea rezultatului;
• drepturi de autor;
• confidențialitate;
• statut fiscal;
• lipsa relației de muncă mascate.

Voluntarii

• documentul de implicare;
• sarcinile;
• siguranța;
• confidențialitatea;
• evidența timpului;
• compensarea cheltuielilor;
• echipamentul primit;
• responsabilul;
• închiderea participării.

Evenimente și deplasări

• agenda;
• ordinul sau decizia;
• lista participanților;
• formularele de înregistrare;
• contractul pentru sală;
• catering;
• transport;
• materiale;
• fotografii cu temei legal;
• feedback;
• raportul responsabilului;
• legătura cu indicatorul.

Ajutorul oferit beneficiarilor

• criterii de eligibilitate;
• comisia de selectare;
• cererea;
• protecția datelor;
• valoarea ajutorului;
• metoda de transfer;
• confirmarea primirii;
• prevenirea dublării;
• procedura de plângere;
• termenul de păstrare.

Datele beneficiarilor

• datele strict necesare;
• accesurile;
• temeiul colectării;
• transmiterea către donator;
• fotografiile;
• anonimizarea;
• arhiva;
• ștergerea;
• incidentele;
• retragerea accesului.

Cotizațiile membrilor

• data aderării;
• decizia de admitere;
• categoria;
• valoarea cotizației;
• calculul;
• plata;
• datoria;
• suspendarea calității;
• dreptul de vot;
• datele de contact.

Donație, sponsorizare sau serviciu

Sursă	Întrebare
Donație	Există destinație și restricții?
Sponsorizare	Ce obligație de promovare primește partenerul?
Grant	Ce buget, rezultate și raportare sunt obligatorii?
Cotizație	Care este baza statutară?
Serviciu	Este o activitate economică cu tratament fiscal distinct?

Regimul fiscal trebuie analizat

Codul fiscal prevede condiții speciale pentru organizațiile necomerciale, dar nu orice operațiune devine automat neimpozabilă.

• servicii cu plată;
• vânzarea bunurilor;
• chiria;
• venitul din evenimente;
• dobânzi și diferențe valutare;
• plăți către persoane fizice;
• ajutor material;
• operațiuni cu nerezidenți;
• TVA;
• utilizarea mijloacelor în afara scopului statutar.

Mecanismul 2%

• scopul utilizării;
• planul;
• suma primită;
• cheltuielile;
• rezultatul;
• soldul;
• contactul pentru întrebări;
• raportul anual.

Statutul de utilitate publică

Organizațiile cu statut de utilitate publică pot accesa forme de sprijin prevăzute de lege, inclusiv finanțare nerambursabilă și utilizarea preferențială a unor bunuri publice. Statutul trebuie susținut prin transparență și rezultate publice.

Beneficiarul efectiv

• schimbarea administratorului;
• schimbarea organului de conducere;
• modificarea statutului;
• schimbarea controlului;
• solicitarea băncii;
• aplicarea la grant;
• neconcordanța datelor din registru.

Activele proiectului

• proiect și donator;
• descriere;
• număr de inventar;
• cost;
• data achiziției;
• locul utilizării;
• responsabil;
• stare;
• asigurare;
• restricții de transmitere;
• destinația după proiect;
• actul de casare sau transmitere.

Granturi în valută

• valuta contractului;
• contul bancar;
• cursul contabil;
• cursul raportului către donator;
• data conversiei;
• comisioanele;
• diferențele valutare;
• riscul valutar;
• soldul proiectului.

Deficitul de numerar

• graficul tranșelor;
• condițiile următoarei plăți;
• soldul;
• obligațiile;
• creanțele;
• finanțarea temporară din resurse proprii;
• rezerva minimă;
• data deficitului posibil.

Închiderea proiectului

• prognoza finală;
• ultimele achiziții;
• închiderea avansurilor;
• situația angajaților;
• toate actele;
• inventarierea;
• indicatorii;
• raportul financiar;
• auditul;
• restituirea soldului;
• arhivarea;
• sustenabilitatea rezultatelor.

Ce trebuie să vadă conducerea lunar

Bloc	Control
Bani	Sold total, mijloace restricționate și rezervă liberă
Proiecte	Buget, fapt, obligații și prognoză
Documente	Avansuri și acte lipsă
Echipă	Payroll, timp și poziții fără finanțare viitoare
Donatori	Rapoarte, tranșe și cheltuieli contestabile
Achiziții	Proceduri și conflicte de interese
Active	Bunuri și restricții
Registru	Administrator, statut și beneficiar efectiv
Riscuri	Deficit, restituiri și riscuri fiscale

Checklist pentru ONG și asociație

1. Proiectele corespund statutului?
2. Datele de înregistrare sunt actuale?
3. Beneficiarul efectiv a fost verificat?
4. Sursele de finanțare sunt separate?
5. Există buget-fapt pe proiect?
6. Sunt vizibile obligațiile neachitate?
7. Modificările sunt aprobate?
8. Dosarele de achiziție sunt complete?
9. Conflictele de interese sunt declarate?
10. Cofinanțarea nu este dublată?
11. Timesheet corespunde payroll-ului?
12. Există plan după închiderea grantului?
13. Angajații, experții și voluntarii sunt separați?
14. Activitățile sunt legate de indicatori?
15. Datele beneficiarilor sunt protejate?
16. Cotizațiile sunt ținute în registru?
17. Donațiile și serviciile sunt separate?
18. Activele sunt controlate?
19. Riscul valutar este calculat?
20. Deficitul de numerar este prognozat?
21. Există plan de închidere a proiectului?
22. Consiliul primește raport financiar?

Cum ajută iCont ONG-urile și asociațiile

• evidență pe proiecte și donatori;
• separarea granturilor, donațiilor și cotizațiilor;
• buget-fapt;
• controlul eligibilității;
• dosare de achiziție;
• distribuirea payroll-ului;
• timesheet și cofinanțare;
• granturi în valută;
• activele proiectelor;
• rapoarte pentru donatori;
• pregătirea auditului;
• controlul mijloacelor libere și restricționate;
• închiderea proiectelor.

Concluzie

Organizația care separă proiectele, controlează documentele și prognozează fluxul de numerar trece mai ușor auditul și păstrează încrederea finanțatorilor.

Surse oficiale

• Legea nr.86/2020 cu privire la organizațiile necomerciale
• Indicațiile metodice privind contabilitatea organizațiilor necomerciale
• Codul fiscal, articolul 52
• ASP: înregistrarea organizației necomerciale
• ASP: beneficiarul efectiv
• ASP: statutul de utilitate publică